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Rivista

ORGANIZZAZIONE DELL'UFFICIO SEMPLIFICATA IN SOLI 5 PASSI

attraverso Michèle Borer 15 Jun 2023

Lavorare in modo efficiente è oggi più importante che mai, perché sappiamo tutti che nel corso della digitalizzazione molte cose diventano più veloci. Una delle basi per stare al passo e allo stesso tempo rispondere con più sicurezza alle esigenze del mondo del lavoro 4.0 è un'organizzazione efficace dell'ufficio. Riordinare l'ufficio per aumentare la produttività? Ci potete scommettere! Sappiamo per esperienza che un'organizzazione coerente dell'ufficio è la chiave per una giornata lavorativa senza stress, appagante, significativa e di successo.

Ma come si organizza davvero l'ufficio? Di seguito vi diamo 5 consigli per riordinare l'ufficio in modo da garantire ordine e struttura. Semplice e garantito.

Riordinare l'ufficio e organizzarlo correttamente

Organizzare l'ufficio significa gestire tutti i processi lavorativi in modo da poter lavorare in modo strutturato, mirato e orientato ai risultati. Un elemento fondamentale dell'organizzazione dell'ufficio è il riordino dell'ufficio. Solo quando ogni cosa ha il suo posto è possibile coordinare in modo ottimale appuntamenti, compiti e processi, risparmiare tempo e nervi, essere più veloci e godersi davvero il lavoro.

Perché riordinare l'ufficio?

Abbiamo già menzionato alcuni punti importanti che parlano di organizzazione dell'ufficio: Si risparmia tempo e si lavora in modo più efficace. Allo stesso tempo, un ufficio ordinato riduce il livello di stress e aumenta il benessere. Avreste mai detto che i dipendenti passano in media 1,5 ore del loro tempo lavorativo a cercare documenti o utensili da lavoro? Con l'organizzazione dell'ufficio è possibile ridurre questo tempo quasi allo 0%. Soprattutto se siete lavoratori autonomi, un'organizzazione professionale dell'ufficio può influenzare positivamente la vostra redditività. Come dipendenti, vi distinguerete rapidamente per l'efficienza del vostro modo di lavorare e potrete persino ottenere una posizione più elevata in azienda. Inoltre, ridurrete al minimo gli errori sul lavoro e darete sollievo ai vostri colleghi.

Oltre a tenere in ordine il posto di lavoro, l'organizzazione dell'ufficio comprende anche:

  • Archiviazione dei documenti
  • Archiviazione dei documenti
  • Utilizzo di software per processi strutturati
  • Comunicazione tra dipendenti

5 consigli per il riordino dell'ufficio

Partiamo! Una volta che avrete un'organizzazione dell'ufficio, questa vi supporterà in tutti i vostri flussi di lavoro quotidiani e vi permetterà di tornare a casa molto più rilassati ogni giorno. Per riordinare l'ufficio è sufficiente utilizzare i 5 consigli che seguono.

Suggerimento 1: sistemi di archiviazione e stoccaggio intelligenti per un'organizzazione perfetta dell'ufficio

Piccoli aiuti intelligenti come i seguenti vi aiuteranno a organizzare il vostro ufficio Organizzatore da scrivaniainserti per cassetti, cartelle sospese e cassettiere. Questi inserti offrono spazio per documenti, utensili da lavoro come cucitrici e perforatrici e piccoli oggetti. In questo modo, avrete organizzatore di cassetti sempre a portata di mano, mantenendo la superficie di lavoro ben strutturata, ordinata e ridotta. Un piedistallo mobile, che si può aggiungere alla scrivania in qualsiasi momento, offre anche più spazio per l'organizzazione dell'ufficio.

Quando riordinate il vostro ufficio, assicuratevi di creare un sistema che supporti realmente i vostri flussi di lavoro personali e di strutturare l'archiviazione in modo da sapere immediatamente dove trovare qualcosa. Un'organizzazione ottimale dell'ufficio è quella che si adatta meglio a voi. I vassoi portadocumenti sono ideali a questo scopo, in quanto possono essere comodamente impilati ed etichettati singolarmente.

Un consiglio in più: nel nostro negozio online troverete un'ampia scelta di ausili di alta qualità per tenere in ordine il vostro ufficio.

Suggerimento 2: ripristinare l'organizzazione dell'ufficio prima dell'orario di chiusura

Durante la giornata lavorativa, molti oggetti vengono lasciati sulla scrivania o in giro. Per essere motivati ad affrontare nuovi compiti il giorno dopo, riordinate il vostro ufficio prima di uscire dal lavoro. Rimettete tutti i materiali al loro posto, archiviate tutti i documenti nelle cartelle e sistemate i documenti nell'archivio sospeso. Il venerdì, estendete il riordino dell'ufficio pulendo anche il piano della scrivania, aspirando le briciole dalla sedia e pulendo la tecnologia. In questo modo si garantisce un'organizzazione efficace dell'ufficio a lungo termine.

Suggerimento 3: dare al posto di lavoro un'atmosfera motivante e piacevole

Anche se la decorazione dovrebbe avere solo un ruolo secondario nell'organizzazione efficace dell'ufficio, poiché figure, immagini e simili hanno di solito un effetto di distrazione, uno o due oggetti selezionati, oltre al semplice Scatole per l'ufficio contribuiscono a creare un senso di benessere. I classici sono le piante o le foto dei propri cari. Una buona organizzazione dell'ufficio gestisce l'equilibrio tra personale e professionale. Assicuratevi, soprattutto in un ufficio domestico, che il lavoro e il tempo libero non si mescolino. Il lavoro si fa sul posto di lavoro, senza guardare in streaming l'ultima serie di Netflix o giocare all'ultimo gioco di It.

Suggerimento 4: utilizzare metodi intelligenti per l'organizzazione dell'ufficio

L'organizzazione dell'ufficio ha molto a che fare con la gestione del tempo. Se create un programma giornaliero o settimanale fisso, archiviate immediatamente i documenti elaborati e impostate i compiti da "da fare" a "da fare", il vostro modo di lavorare diventerà molto più strutturato. Per organizzare il vostro tempo in ufficio potete utilizzare tecniche come il metodo ALPEN o la matrice di Eisenhower.

Suggerimento 5: utilizzare un DMS per l'organizzazione dell'ufficio

Molte aziende si stanno avviando verso un ufficio senza carta. È una buona cosa, perché le pile di documenti non solo occupano spazio e danno l'impressione di non essere mai finite, ma rappresentano anche un notevole onere per l'ambiente. Un sistema di gestione documentale, o DMS, vi aiuta a ridurre passo dopo passo l'ingombro della carta, a digitalizzare i processi di lavoro e, allo stesso tempo, a creare uno spazio di lavoro centrale per tutto il personale, facilitando così la cooperazione e la comunicazione. Un sistema CRM può essere utilizzato anche nell'organizzazione dell'ufficio per il lavoro collaborativo.

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