Lavorare in modo efficiente è oggi più importante che mai, perché sappiamo tutti che molte cose si muovono semplicemente più velocemente nel corso della digitalizzazione. Una delle basi per tenere il passo e allo stesso tempo rispondere con maggiore sicurezza alle esigenze del mondo del lavoro 4.0 è un'organizzazione efficace dell'ufficio. Riordinare l'ufficio per aumentare la produttività? Puoi scommetterci! Sappiamo per esperienza che un'organizzazione coerente dell'ufficio è la chiave per una giornata lavorativa priva di stress, appagante, significativa e di successo.
Ma come si fa a organizzare davvero l'ufficio? Di seguito ti diamo 5 consigli per riordinare l'ufficio in modo da garantire organizzazione e struttura. Semplice e garantito.
Riordina l'ufficio e organizzalo correttamente
Organizzare l'ufficio significa gestire tutti i processi lavorativi in modo da poter lavorare in modo strutturato, mirato e orientato ai risultati. Il riordino dell'ufficio è un elemento fondamentale dell'organizzazione dell'ufficio. Solo quando ogni cosa ha il suo posto puoi coordinare in modo ottimale appuntamenti, compiti e processi, risparmiare tempo e nervi, lavorare più velocemente e goderti davvero il tuo lavoro.
Perché riordinare l'ufficio?
Abbiamo già citato alcuni punti importanti a favore dell'organizzazione dell'ufficio: Risparmi tempo e lavori in modo più efficace. Allo stesso tempo, un ufficio ordinato riduce i livelli di stress e aumenta il tuo benessere. Avresti mai detto che i dipendenti passano in media 1,5 ore del loro tempo lavorativo a cercare documenti o strumenti di lavoro? Con l'organizzazione dell'ufficio, puoi ridurre questo tempo quasi allo 0%. Soprattutto se sei un lavoratore autonomo, un'organizzazione professionale dell'ufficio può avere un impatto positivo sulla tua redditività. Come dipendente, sei sicuro di distinguerti rapidamente per l'efficienza del tuo modo di lavorare e di poter ottenere una posizione più elevata in azienda. Inoltre, ridurrai al minimo gli errori sul lavoro e toglierai la pressione ai tuoi colleghi.
Oltre a tenere in ordine il luogo di lavoro, l'organizzazione dell'ufficio comprende anche
- Archiviazione dei documenti
- Archiviazione dei documenti
- Utilizzo di software per processi strutturati
- Comunicazione tra dipendenti
5 consigli per il riordino del tuo ufficio
Via! Una volta organizzato il tuo ufficio, questo ti supporterà in tutti i tuoi flussi di lavoro quotidiani e ti permetterà di tornare a casa a fine giornata sentendoti molto più rilassato. Per riordinare il tuo ufficio è sufficiente seguire i 5 consigli che seguono.
Suggerimento 1: sistemi di archiviazione e stoccaggio intelligenti per un'organizzazione perfetta dell'ufficio
Piccoli aiutanti intelligenti possono aiutarti nell'organizzazione dell'ufficio, come ad esempio Organizzatori da scrivaniaorganizer, inserti per cassetti, cartelle sospese e cassettiere. Questi possono contenere documenti, utensili da lavoro come cucitrici e perforatrici e piccoli oggetti. In questo modo avrai organizzatore per cassetti organizer per cassetti e cassettiere per avere tutto a portata di mano e mantenere la superficie di lavoro ben strutturata, ordinata e ridotta. Un piedistallo mobile, che puoi aggiungere alla tua scrivania in qualsiasi momento, offre anche più spazio per l'organizzazione dell'ufficio.
Quando organizzi il tuo ufficio, assicurati di creare un sistema che supporti realmente i tuoi flussi di lavoro personali e di strutturare i tuoi file in modo che tu sappia immediatamente dove trovare qualcosa. La migliore organizzazione dell'ufficio è quella che si adatta meglio a te. I sistemi di archiviazione dei documenti che puoi impilare comodamente ed etichettare singolarmente sono l'ideale per questo scopo.
Un consiglio in più: nel nostro negozio online troverai un'ampia selezione di piccoli aiutanti di alta qualità per tenere organizzato il tuo ufficio.
Consiglio 2: Ripristina l'organizzazione dell'ufficio prima della fine della giornata lavorativa
Durante la giornata lavorativa, ovviamente, ci sono molti oggetti che vengono lasciati sulla scrivania o in giro. Riordina il tuo ufficio prima della fine della giornata, in modo da essere motivato ad affrontare nuovi compiti il giorno successivo. Rimetti tutti i materiali al loro posto, archivia tutti i documenti in cartelle e smista i documenti nelle cartelle sospese. Il venerdì, estendi il riordino dell'ufficio pulendo anche il piano della scrivania, aspirando le briciole dalla sedia e pulendo la tecnologia. In questo modo l'organizzazione dell'ufficio sarà efficace a lungo termine.
Suggerimento 3: Dai al tuo posto di lavoro un'atmosfera motivante e di benessere
Le decorazioni dovrebbero avere solo un ruolo secondario nell'organizzazione efficace dell'ufficio, in quanto statuette, quadri e simili hanno solitamente un effetto distraente, ma uno o due oggetti selezionati insieme alla semplice Scatole per l'ufficio contribuiscono a creare un senso di benessere. I classici in questo caso sono le piante o le foto dei propri cari. Una buona organizzazione dell'ufficio gestisce l'equilibrio tra la sfera personale e quella professionale. Assicurati che lavoro e tempo libero non si mescolino, soprattutto quando lavori da casa. Il lavoro va fatto sul posto di lavoro, non guardando in streaming l'ultima serie di Netflix o giocando all'ultimo it-game.
Suggerimento 4: Utilizza metodi intelligenti per l'organizzazione dell'ufficio
L'organizzazione dell'ufficio ha molto a che fare con la gestione del tempo. Se crei un programma giornaliero o settimanale fisso, archivi immediatamente i documenti completati e passi i compiti da "da fare" a "fatti", il tuo modo di lavorare diventerà molto più strutturato. Puoi utilizzare tecniche come il metodo ALPEN o la matrice di Eisenhower per aiutarti a organizzare il tuo tempo in ufficio.
Suggerimento 5: Utilizza un DMS per l'organizzazione dell'ufficio
Molte aziende si stanno orientando verso un ufficio senza carta. Questo è un bene, perché le pile di documenti non solo occupano spazio e danno l'impressione di non essere mai finite, ma hanno anche un notevole impatto sull'ambiente. Un sistema di gestione documentale, o DMS, ti aiuta a ridurre gradualmente la quantità di carta, a digitalizzare i processi di lavoro e a creare uno spazio di lavoro centrale per l'intera forza lavoro, che a sua volta facilita la collaborazione e la comunicazione. Un sistema CRM può essere utilizzato anche nell'organizzazione dell'ufficio per il lavoro collaborativo.
