ORGANIZZAZIONE DELL'UFFICIO SEMPLIFICATA IN SOLI 5 PASSI
Lavorare in modo efficiente è oggi più importante che mai, perché sappiamo tutti che molte cose si muovono semplicemente più velocemente nel corso della digitalizzazione. Una delle basi per tenere il passo e allo stesso tempo rispondere con maggiore sicurezza alle esigenze del mondo del lavoro 4.0 è un'organizzazione efficace dell'ufficio. Riordinare l'ufficio per aumentare la produttività? Ci potete scommettere! Sappiamo per esperienza che un'organizzazione coerente dell'ufficio è la chiave per una giornata lavorativa senza stress, appagante, significativa e di successo.
Ma come si fa a organizzare davvero l'ufficio? Di seguito vi diamo 5 consigli per riordinare l'ufficio in modo da garantire organizzazione e struttura. Semplice e garantito.
Riordinare l'ufficio e organizzarlo correttamente
Organizzare l'ufficio significa gestire tutti i processi lavorativi in modo da poter lavorare in modo strutturato, mirato e orientato ai risultati. Il riordino dell'ufficio è un elemento fondamentale dell'organizzazione dell'ufficio. Solo quando ogni cosa ha il suo posto è possibile coordinare in modo ottimale appuntamenti, compiti e processi, risparmiare tempo e nervi, lavorare più velocemente e godersi davvero il lavoro.
Perché riordinare l'ufficio?
Abbiamo già menzionato alcuni punti importanti a favore dell'organizzazione dell'ufficio: Si risparmia tempo e si lavora in modo più efficace. Allo stesso tempo, un ufficio ordinato riduce i livelli di stress e aumenta il benessere. Avreste mai detto che i dipendenti passano in media 1,5 ore del loro tempo lavorativo a cercare documenti o strumenti di lavoro? Con l'organizzazione dell'ufficio è possibile ridurre questo tempo quasi allo 0%. Soprattutto se siete lavoratori autonomi, un'organizzazione professionale dell'ufficio può avere un impatto positivo sulla vostra redditività. Come dipendenti, vi distinguerete rapidamente per l'efficienza del vostro modo di lavorare e potrete persino ottenere una posizione più elevata in azienda. Inoltre, riducete al minimo gli errori sul lavoro e alleggerite la pressione sui vostri colleghi.
Oltre a tenere in ordine il luogo di lavoro, l'organizzazione dell'ufficio comprende anche
- Archiviazione dei documenti
- Archiviazione dei documenti
- Utilizzo di software per processi strutturati
- Comunicazione tra dipendenti
5 consigli per il riordino dell'ufficio
Andiamo! Una volta organizzato il vostro ufficio, questo vi aiuterà in tutti i flussi di lavoro quotidiani e vi permetterà di tornare a casa a fine giornata molto più rilassati. Per riordinare l'ufficio è sufficiente seguire i 5 consigli che seguono.
Suggerimento 1: sistemi di archiviazione e stoccaggio intelligenti per un'organizzazione perfetta dell'ufficio
Piccoli aiutanti intelligenti possono aiutarvi nell'organizzazione dell'ufficio, come ad esempio Organizzatori da scrivaniaorganizzatori, inserti per cassetti, cartelle sospese e cassettiere. Questi possono contenere documenti, utensili da lavoro come cucitrici e perforatrici e piccoli oggetti. In questo modo avrete organizzatore per cassetti organizer per cassetti, per avere tutto a portata di mano e per mantenere la superficie di lavoro ben strutturata, ordinata e ridotta. Un piedistallo mobile, che si può aggiungere alla scrivania in qualsiasi momento, offre anche più spazio per l'organizzazione dell'ufficio.
Quando organizzate il vostro ufficio, assicuratevi di creare un sistema che supporti realmente i vostri flussi di lavoro personali e di strutturare i vostri file in modo da sapere immediatamente dove trovare qualcosa. La migliore organizzazione dell'ufficio è quella che si adatta meglio a voi. L'ideale sono i sistemi di archiviazione dei documenti che si possono impilare comodamente ed etichettare singolarmente.
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Suggerimento 2: ripristinare l'organizzazione dell'ufficio prima della fine della giornata lavorativa
Durante la giornata lavorativa, naturalmente, molti oggetti vengono lasciati sulla scrivania o in giro. Riordinate il vostro ufficio prima della fine della giornata, in modo da essere motivati ad affrontare nuovi compiti il giorno successivo. Rimettete tutti i materiali al loro posto, archiviate tutti i documenti in cartelle e smistate i documenti nelle cartelle sospese. Il venerdì, estendete il riordino dell'ufficio pulendo anche il piano della scrivania, aspirando le briciole dalla sedia e pulendo la tecnologia. In questo modo, l'organizzazione dell'ufficio sarà efficace a lungo termine.
Suggerimento 3: dare al posto di lavoro un'atmosfera motivante e di benessere
Sebbene le decorazioni debbano avere solo un ruolo secondario nell'organizzazione efficace dell'ufficio, in quanto statuette, quadri e simili hanno di solito un effetto di distrazione, uno o due oggetti selezionati, accanto alla semplice Scatole per l'ufficio contribuiscono a creare un senso di benessere. I classici in questo caso sono le piante o le foto dei propri cari. Una buona organizzazione dell'ufficio gestisce l'equilibrio tra personale e professionale. Assicuratevi che lavoro e tempo libero non si mescolino, soprattutto quando lavorate da casa. Il lavoro si fa sul posto di lavoro, non guardando in streaming l'ultima serie di Netflix o giocando all'ultimo it-game.
Suggerimento 4: utilizzare metodi intelligenti per l'organizzazione dell'ufficio
L'organizzazione dell'ufficio ha molto a che fare con la gestione del tempo. Se create un programma giornaliero o settimanale fisso, archiviate immediatamente i documenti completati e passate i compiti da "Da fare" a "Fatto", il vostro modo di lavorare diventerà molto più strutturato. Per organizzare il vostro tempo in ufficio potete utilizzare tecniche come il metodo ALPEN o la matrice di Eisenhower.
Suggerimento 5: utilizzare un DMS per l'organizzazione dell'ufficio
Molte aziende si stanno orientando verso un ufficio senza carta. È una buona cosa, perché le pile di documenti non solo occupano spazio e danno l'impressione di non essere mai finite, ma hanno anche un notevole impatto sull'ambiente. Un sistema di gestione documentale, o DMS, vi aiuta a ridurre gradualmente l'eccesso di carta, a digitalizzare i processi di lavoro e a creare uno spazio di lavoro centrale per l'intera forza lavoro, che a sua volta facilita la collaborazione e la comunicazione. Un sistema CRM può essere utilizzato anche nell'organizzazione dell'ufficio per il lavoro collaborativo.