Un travail efficace est plus important que jamais, car nous savons tous qu'avec la numérisation, tout s'accélère. L'une des bases pour suivre le rythme et en même temps faire face aux exigences du monde du travail 4.0 avec plus de confiance est une organisation de bureau efficace. Ranger le bureau pour être plus productif ? Et comment ! Nous savons par expérience qu'une organisation de bureau cohérente est la clé d'une journée de travail sans stress, épanouie, utile et réussie.
Mais comment réussir réellement l'organisation du bureau ? Nous te donnons ci-dessous 5 conseils pour ranger ton bureau, qui garantissent l'ordre et la structure. Facile, c'est garanti.
Ranger le bureau et l'organiser correctement
L'organisation du bureau signifie que tu gères tous tes processus de travail de manière à ce que tu puisses travailler de manière structurée, concentrée et orientée vers les résultats. Un élément clé de l'organisation du bureau est le rangement du bureau. Ce n'est que lorsque chaque chose est à sa place que tu peux coordonner de manière optimale les rendez-vous, les tâches et les processus, économiser du temps et des nerfs, être plus rapide et en même temps prendre du plaisir à travailler.
Pourquoi ranger le bureau ?
Nous avons déjà mentionné quelques points importants qui parlent en faveur de l'organisation du bureau : Tu gagnes du temps et tu travailles plus efficacement. En même temps, avec un bureau bien rangé, tu réduiras ton niveau de stress et augmenteras en même temps ton bien-être. Aurais-tu imaginé que les employés passent en moyenne plus d'une heure et demie de leur temps de travail à chercher des documents ou des outils de travail ? Avec une organisation de bureau, tu réduis ce temps à presque 0%. Surtout si tu es indépendant, une organisation de bureau professionnelle peut avoir un impact positif sur ta rentabilité. En tant qu'employé, tu te démarqueras rapidement grâce à une méthode de travail efficace et tu te qualifieras même pour un poste plus élevé dans l'entreprise. En outre, tu minimises les erreurs dans le travail et tu décharges tes collègues.
L'organisation du bureau comprend non seulement l'ordre du poste de travail, mais aussi la gestion des tâches :
- Classement des documents
- Archivage des documents
- Utilisation de logiciels pour des processus structurés
- Communication entre les employés
5 conseils de rangement pour ton bureau
C'est parti ! Une fois que l'organisation du bureau est en place, elle t'aide au quotidien dans tous tes flux de travail et te permet d'être beaucoup plus détendu à la fin de la journée. Pour ranger ton bureau, il te suffit d'utiliser les 5 conseils suivants.
Conseil n°1 : des systèmes de classement et de rangement intelligents pour une organisation parfaite du bureau.
Pour l'organisation du bureau, tu peux compter sur des outils intelligents tels que Organisateur de bureaules compartiments de tiroirs, les dossiers suspendus et les boîtes à tiroirs. Ils peuvent contenir des documents, des outils de travail comme des agrafeuses et des perforateurs, ainsi que des petites choses. Ainsi, tu as grâce à ton Organisateur de tiroirs Tu as toujours tout à portée de main, tout en gardant ton espace de travail bien structuré, clair et réduit. Pour plus d'espace de rangement dans l'organisation du bureau, tu peux toujours ajouter un caisson à roulettes à ton bureau.
Lors du rangement du bureau, veille à créer un système qui soutient réellement tes flux de travail personnels et à structurer tes archives de manière à ce que tu saches immédiatement où trouver quelque chose. Une organisation de bureau optimale est celle qui te convient le mieux. Les classeurs à documents sont parfaits pour cela, tu peux les empiler facilement et les étiqueter individuellement.
Conseil supplémentaire : dans notre boutique en ligne, tu trouveras un grand choix d'outils de qualité pour t'aider à organiser ton bureau.
Astuce 2 : Rétablis l'organisation du bureau avant la fin de la journée.
Au cours d'une journée de travail, il y a bien sûr des choses qui restent sur le bureau. Pour que tu puisses t'attaquer directement aux nouvelles tâches le lendemain avec motivation, range ton bureau avant la fin de la journée. Remets tout le matériel à sa place, range tous les documents dans les classeurs et classe les documents dans les dossiers suspendus. Le vendredi, tu élargis le nettoyage du bureau en essuyant le plateau de ton bureau, en aspirant les miettes de ta chaise de bureau et en nettoyant la technique. Tu assureras ainsi une organisation de bureau efficace à long terme.
Conseil 3 : Donne à ton bureau une ambiance motivante et agréable.
La décoration ne devrait jouer qu'un rôle secondaire dans l'organisation efficace d'un bureau, car les figurines, les images et autres sont souvent distrayantes. Boîtes de rangement pour le bureau contribuent au bien-être. Les plantes ou les photos de tes proches sont des classiques. Une bonne organisation de bureau permet de trouver le juste milieu entre le personnel et le professionnel. Fais attention, surtout dans le bureau à domicile, à ne pas mélanger travail et loisirs. Au travail, on travaille, on ne regarde pas la dernière série Netflix en streaming et on ne joue pas au dernier jeu à la mode.
Conseil 4 : utilise des méthodes intelligentes pour organiser ton bureau.
L'organisation du bureau a beaucoup à voir avec la gestion du temps. Si tu crées un plan journalier ou hebdomadaire fixe, que tu ranges immédiatement les documents dont le traitement est terminé et que tu places les tâches de "à faire" à "faites", ta méthode de travail sera nettement plus structurée. Pour gérer le temps dans l'organisation du bureau, tu peux utiliser des techniques comme la méthode ALPEN ou la matrice Eisenhower.
Conseil 5 : utilise un DMS pour l'organisation du bureau.
De nombreuses entreprises se dirigent vers un bureau sans papier. C'est une bonne chose, car les piles de documents ne prennent pas seulement de la place et donnent l'impression de ne jamais être terminées - elles polluent aussi considérablement l'environnement. Un système de gestion de documents, appelé DMS, t'aide à réduire progressivement la quantité de papier, à numériser les processus de travail et à créer un espace de travail central pour l'ensemble du personnel, ce qui facilite la collaboration et la communication. Un système CRM peut également être utilisé dans l'organisation du bureau pour le travail collaboratif.
