L'ORGANISATION DU BUREAU FACILITÉE EN SEULEMENT 5 ÉTAPES
Un travail efficace est aujourd'hui plus important que jamais, car nous savons tous qu'avec la numérisation, tout s'accélère. Une organisation efficace du bureau est l'une des bases permettant de suivre le rythme et de faire face avec plus d'assurance aux exigences du monde du travail 4.0. Ranger le bureau pour être plus productif ? Et comment ! Nous savons par expérience qu'une organisation de bureau cohérente est la clé d'une journée de travail sans stress, épanouie, utile et réussie.
Mais comment réussir réellement l'organisation du bureau ? Nous te donnons ci-après 5 conseils pour ranger ton bureau, qui garantissent ordre et structure. Simplicité garantie.
Ranger le bureau et l'organiser correctement
L'organisation du bureau signifie que tu gères tous tes processus de travail de manière à ce que tu puisses travailler de manière structurée, concentrée et orientée vers les résultats. Le rangement du bureau est un élément clé de l'organisation du bureau. Ce n'est que lorsque chaque chose est à sa place que tu peux coordonner de manière optimale les rendez-vous, les tâches et les processus, que tu économises du temps et des nerfs, que tu es plus rapide et que tu as vraiment du plaisir à travailler.
Pourquoi ranger le bureau ?
Nous avons déjà mentionné quelques points importants qui parlent en faveur de l'organisation du bureau : Tu gagnes du temps et tu travailles plus efficacement. En même temps, un bureau bien rangé réduit ton niveau de stress et augmente ton bien-être. Aurais-tu imaginé que les employés passent en moyenne plus d'une heure et demie de leur temps de travail à chercher des documents ou des outils de travail ? Avec une organisation de bureau, tu réduis ce temps à presque 0 %. Surtout si tu es indépendant, une organisation de bureau professionnelle peut avoir une influence positive sur ta rentabilité. En tant qu'employé, une méthode de travail efficace te permettra de te distinguer rapidement et même de te qualifier pour un poste plus élevé dans l'entreprise. En outre, tu minimises les erreurs dans ton travail et tu décharges tes collègues.
L'organisation du bureau comprend, outre l'ordre du poste de travail, les éléments suivants
- Classement des documents
- l'archivage de documents
- Utilisation de logiciels pour des processus structurés
- Communication entre les collaborateurs
5 conseils de rangement pour ton bureau
C'est parti ! Une fois que tu as mis en place une organisation de bureau, elle te soutient au quotidien dans tous tes flux de travail et te permet d'arriver chaque jour beaucoup plus détendu à la fin de la journée. Pour ranger ton bureau, il te suffit d'utiliser les 5 conseils suivants.
Conseil 1 : des systèmes de classement et de rangement intelligents pour une organisation parfaite du bureau
Pour l'organisation de ton bureau, tu peux t'aider de petits outils intelligents tels que Organisateur de bureaules inserts pour tiroirs, les dossiers suspendus et les boîtes à tiroirs. Ces derniers permettent de ranger des documents, des outils de travail tels que des agrafeuses et des perforateurs, ainsi que des petites choses. Tu as ainsi, grâce à tes Organisateur de tiroirs tout en gardant ta surface de travail bien structurée, claire et réduite. Un caisson à roulettes, que tu peux ajouter à ton bureau à tout moment, te permet d'avoir plus d'espace de rangement pour l'organisation de ton bureau.
Lorsque tu ranges ton bureau, veille à mettre en place un système qui soutienne réellement tes flux de travail personnels et à structurer tes dossiers de manière à savoir immédiatement où trouver quelque chose. L'organisation optimale du bureau est celle qui te convient le mieux. L'idéal est d'utiliser des porte-documents que tu peux facilement empiler et étiqueter individuellement.
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Conseil 2 : rétablis l'organisation du bureau avant la fin de la journée de travail
Pendant une journée de travail, il y a bien sûr des choses qui restent sur le bureau ou qui traînent. Pour que tu puisses t'attaquer directement aux nouvelles tâches le lendemain avec motivation, range ton bureau avant la fin de la journée. Remets tout le matériel à sa place, range tous les documents dans les classeurs et classe les documents dans les dossiers suspendus. Le vendredi, prolonge le rangement du bureau en essuyant le plateau de ton bureau, en aspirant les miettes de ta chaise de bureau et en nettoyant le matériel technique. C'est ainsi que tu garantis une organisation de bureau efficace à long terme.
Conseil 3 : donne à ton poste de travail une ambiance de bien-être motivante
La décoration ne devrait certes jouer qu'un rôle secondaire dans une organisation de bureau efficace, car les figurines, tableaux et autres ont généralement un effet distrayant, mais un ou deux objets bien choisis contribuent, à côté des meubles plutôt sobres, à l'ambiance de travail. Boîtes de rangement pour le bureau contribuent au bien-être. Les plantes ou les photos des proches sont des classiques. Une bonne organisation du bureau permet de faire le grand écart entre le personnel et le professionnel. Veille, surtout dans un bureau à domicile, à ne pas mélanger travail et loisirs. Au travail, on travaille, on ne regarde pas la dernière série Netflix en streaming et on ne joue pas au dernier jeu en vogue.
Conseil 4 : utilise des méthodes intelligentes pour organiser ton bureau
L'organisation du bureau a beaucoup à voir avec la gestion du temps. Si tu établis un plan journalier ou hebdomadaire fixe, si tu ranges immédiatement les documents dont le traitement est terminé et si tu fais passer les tâches de "à faire" à "faites", ta méthode de travail sera nettement plus structurée. Pour gérer ton temps dans l'organisation du bureau, tu peux utiliser des techniques comme la méthode ALPEN ou la matrice Eisenhower.
Conseil 5 : utilise un système de gestion de documents pour l'organisation du bureau
De nombreuses entreprises se dirigent vers un bureau sans papier. C'est une bonne chose, car les piles de documents ne prennent pas seulement de la place et donnent l'impression de ne jamais être terminées - elles polluent aussi considérablement l'environnement. Un système de gestion des documents, ou DMS, t'aide à réduire progressivement la quantité de papier, à numériser les processus de travail et à créer un espace de travail central pour l'ensemble du personnel, ce qui facilite la collaboration et la communication. Un système CRM peut également être utilisé dans l'organisation du bureau pour le travail collaboratif.