BÜROORGANISATION LEICHT GEMACHT IN NUR 5 SCHRITTEN
Effiziente Arbeit ist heute wichtiger denn je, denn wir alle wissen, dass sich im Zuge der Digitalisierung vieles einfach schneller dreht. Eine der Grundlagen, um Schritt zu halten und gleichzeitig den Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 souveräner zu begegnen, ist eine effektive Büroorganisation. Das Büro aufräumen für mehr Produktivität? Und ob! Wir wissen aus Erfahrung, dass eine konsequente Büroorganisation der Schlüssel zum stressfreien, erfüllten, sinnvollen und erfolgreichen Arbeitstag ist.
Aber wie gelingt die Büroorganisation wirklich? Wir geben Dir nachfolgend zum Büro Aufräumen 5 Tipps an die Hand, die für Ordnung und Struktur sorgen. Garantiert einfach.
Büro aufräumen und richtig organisieren
Büroorganisation bedeutet, dass Du all Deine Arbeitsabläufe so managst, dass Du strukturiert, fokussiert und ergebnisorientiert arbeiten kannst. Ein Kernelement der Büroorganisation ist das Büro aufräumen. Nur wenn alles seinen Platz hat, kannst Du Termine, Aufgaben und Abläufe optimal koordinieren, sparst Zeit sowie Nerven, bist schneller und das auch noch mit richtig viel Freude an der Arbeit.
Warum das Büro aufräumen?
Einige wichtige Punkte, die für die Büroorganisation sprechen, haben wir bereits genannt: Du sparst Zeit und arbeitest effektiver. Gleichzeitig reduzierst Du mit einem aufgeräumten Büro Dein Stresslevel und steigerst gleichzeitig Dein Wohlbefinden. Hättest Du vermutet, dass Arbeitnehmer im Schnitt über 1,5 Stunden ihrer Arbeitszeit auf der Suche nach Dokumenten oder Arbeitsutensilien sind? Mit einer Büroorganisation senkst Du diese Zeit auf nahezu 0 %. Insbesondere, wenn Du selbstständig bist, kann eine professionelle Büroorganisation Deine Wirtschaftlichkeit positiv beeinflussen. Als Angestellter hebst Du mit einer effizienten Arbeitsweise sicher schnell ab und qualifizierst Dich sogar für eine höhere Position im Unternehmen. Ferner minimierst Du Fehler bei der Arbeit und entlastest zusätzlich Deine Kollegen.
Zur Büroorganisation gehört neben der Ordnung des Arbeitsplatzes zudem:
- Ablage von Dokumenten
- Archivierung von Unterlagen
- Softwareeinsatz für strukturierte Abläufe
- Kommunikation zwischen Mitarbeitern
5 Aufräumtipps für Dein Büro
Los geht's! Eine einmal in die Wege geleitete Büroorganisation unterstützt Dich im Alltag bei all Deinen Workflows und sorgt dafür, dass Du jeden Tag wesentlich entspannter in den Feierabend gehen kannst. Zum Büro Aufräumen nutzt Du einfach unsere nachfolgenden 5 Tipps.
Tipp 1: Clevere Ablagesysteme und Aufbewahrungen für die perfekte Büroorganisation
Bei der Büroorganisation helfen Dir smarte Helferlein, wie Schreibtisch-Organizer, Schubladeneinsätze, Hängeregister und Schubladenboxen. In diesen finden Dokumente, Arbeitsutensilien wie Tacker und Locher ebenso wie Kleinkram Platz. So hast Du durch Deine Schubladen-Organizer immer alles griffbereit und hältst dennoch Deine Arbeitsfläche klar strukturiert, übersichtlich und reduziert. Für mehr Stauraum bei der Büroorganisation sorgt ferner ein Rollcontainer, den Du jederzeit Deinem Schreibtisch ergänzend zur Seite stellen kannst.
Achte beim Büro aufräumen darauf, dass Du Dir ein System schaffst, das Deine persönlichen Workflows wirklich unterstützt und Du Deine Ablagen so strukturierst, dass Du sofort weisst, wo etwas zu finden ist. Eine optimale Büroorganisation ist jene, die zu Dir am besten passt. Ideal eignen sich dazu Dokumentenablagen, die Du bequem stapelst und darüber hinaus individuell beschriften kannst.
Extratipp: Bei uns im Online-Shop findest Du eine grosse Auswahl an hochwertigen Helferlein für Deine Ordnung im Büro.
Tipp 2: Stelle vor Feierabend die Büroorganisation wieder her
Während eines Arbeitstags bleibt natürlich so manches auf dem Schreibtisch stehen oder liegen. Damit Du direkt am nächsten Tag motiviert die neuen Aufgaben anpacken kannst, räume Dein Büro vor Feierabend auf. Lege alle Materialien zurück an ihren Platz, hefte alle Unterlagen in Ordner weg und sortiere Dokumente in das Hängeregister ein. Am Freitag erweiterst Du das Büro Aufräumen, indem Du zusätzlich Deine Tischplatte abwischst, Krümel vom Schreibtischstuhl saugst und die Technik reinigst. So stellst Du langfristig eine effektive Büroorganisation sicher.
Tipp 3: Verleihe Deinem Arbeitsplatz ein motivierendes Wohlfühlambiente
Dekoration sollte bei einer effektiven Büroorganisation zwar nur eine untergeordnete Rolle spielen, da Figuren, Bilder und Co. meist ablenkend wirken, jedoch tragen ein bis zwei ausgesuchte Objekte neben den eher schlichten Aufbewahrungsboxen fürs Büro zum Wohlbefinden bei. Klassiker sind dabei Pflanzen oder Bilder der Liebsten. Eine gute Büroorganisation schafft den Spagat zwischen persönlich und professionell. Achte, vor allem im Home-Office darauf, dass sich Arbeit und Freizeit nicht vermischen. Am Arbeitsplatz wird gearbeitet, weder die neueste Netflix-Serie gestreamt noch das aktuelle It-Game gezockt.
Tipp 4: Nutze smarte Methoden zur Büroorganisation
Büroorganisation hat viel mit Zeitmanagement zu tun. Wenn Du Dir einen festen Tages- oder Wochenplan erstellst, Dokumente, deren Bearbeitung erledigt ist, sofort wegheftest und Aufgaben von „To-do“ auf „Erledigt“ setzt, wird Deine Arbeitsweise deutlich strukturierter. Um das Zeitmanagement bei der Büroorganisation zu gestalten, kannst Du Techniken wie die ALPEN-Methode oder die Eisenhower-Matrix nutzen.
Tipp 5: Setze bei der Büroorganisation auf ein DMS
Viele Unternehmen befinden sich auf dem Weg zu einem papierlosen Büro. Gut so, denn stapelweise Unterlagen nehmen nicht nur Platz weg und vermitteln den Eindruck, niemals fertig zu werden – sie belasten auch die Umwelt erheblich. Ein Dokumenten-Management-System, kurz als DMS bezeichnet, hilft Dir dabei, die Papierflut Schritt für Schritt zu reduzieren, Arbeitsabläufe zu digitalisieren und schafft gleichsam einen zentralen Arbeitsbereich für die gesamte Belegschaft, was wiederum die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtert. Auch ein CRM-System kann bei der Büroorganisation für kollaboratives Arbeiten zum Einsatz kommen.